Mit Better Budgeting bezeichnet man ein Set an Methoden zur Optimierung von klassischen Budgetierungsprozessen. Wie es funktioniert, wie es sich vom Beyond Budgeting abhebt und welche Vor- und Nachteile es hat, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.
Better Budgeting: Definition
Das Better Budgeting hat das Ziel, den klassischen Budgetierungsprozess mit einigen Methoden zu verbessern. Damit soll eine höhere Marktorientierung erreicht werden und gleichzeitig die Komplexität des gewöhnlichen Budgetierungsprozesses gesenkt werden.
Hintergrund dafür ist, dass der klassische Prozess oftmals als zu starr angesehen wird, die Budgetierung einen großen Teil an Zeit in Anspruch nimmt und die Budgetierungspläne schnell überholt sind. Im klassischen Prozess stehen weniger die Orientierung am Markt und den Kund:innen im Vordergrund, sondern er orientiert sich mehr an finanziellen Kenngrößen, wodurch Budgets häufig am Markt und am Bedarf vorbei geplant werden.
Die Budgetierung im Voraus auf ein Jahr verliert in dynamischen Zeiten schnell an Relevanz, sodass die Budgets dennoch während des Jahresverlaufs immer wieder angepasst werden müssen, wodurch ein noch höherer Zeitaufwand entsteht. Methoden wie das Better Budgeting setzen hier an und stellen Werkzeuge zur Verfügung, wie der Budgetierungsprozess vereinfacht und beschleunigt werden kann.
Eigenschaften
Das Better Budgeting zeichnet sich durch folgende Eigenschaften aus:
- Reduzierung des Zeitaufwands für den Budgetierungsprozess durch Dezentralisierung und Vereinfachung der einzelnen Teilprozesse
- Reduzierung der Anzahl an Budgets, indem man sich auf nur erfolgskritische Prozesse und Budgets konzentriert
- Budgets werden grundsätzlich neu geplant und man orientiert sich nicht an den Werten aus den Vorjahren
- Relative und marktorientierte Größen (z.B. Kundenzufriedenheit, Nachfrage, Wettbewerbsvergleiche) stehen anstatt absoluter Größen (Umsatz-, Gewinnziele) im Vordergrund
Methoden im Better Budgeting
Im Vergleich zu noch weiter entwickelten Budgetierungsinstrumenten wie dem Beyond Budgeting, bei dem viele Unternehmensprozesse komplett erneuert werden müssen, ist das Better Budgeting lediglich eine Werkzeugkiste, die Verbesserungsmethoden für bestehende Prozesse beinhaltet. Die bisherigen Prozesse müssen also nicht erneuert werden, sondern sie werden lediglich optimiert.
Geeignet ist Better Budgeting deshalb vor allem für Unternehmen, die im Großen und Ganzen mit ihrem bisherigen Budgetierungsprozess gut gefahren sind und keine großen Probleme damit haben. Mit Hilfe der Better Budgeting-Methoden können Unternehmen ihre bereits etablierten Prozesse verfeinern, optimieren und anpassen. Je nachdem, wo ein Unternehmen ansetzen möchte, bietet das Better Budgeting vier Methoden, wie die Prozesse verbessert werden können.
1.Integration der verschiedenen Planungsebenen
Die operative Planung und die strategische Planung müssen ineinander integriert werden, damit die Budgetierung reibungslos funktioniert. Dazu müssen die strategischen Ziele in messbare operative Ziele heruntergebrochen werden. Es empfiehlt sich, dabei sowohl in der operativen als auch in der strategischen Planung immer auf dieselben Kennzahlen zu schauen, damit die beiden Pläne ineinandergreifen.
Bei der Budgetplanung ist es wichtig, dass man diese von Grund auf neu erstellt und sich nicht an den Vorjahreszahlen orientiert. Wer Prozesse neu denkt und auf die aktuellen Marktgegebenheiten abstimmt, ist langfristig innovativer.
2.Weniger Details in der Planung
Um die Komplexität zu reduzieren und den Budgetierungsprozess zu beschleunigen, enthält die operative Planung nur so viele Details wie nötig. Wer seine Budgets bis in die kleinste Kostenstelle hinab auf den Cent genau plant, wird im Lauf des Jahres ohnehin schnell feststellen, dass der Plan wenig mit der Realität zu tun hat. Deswegen kann im Vorfeld schon auf eine übergenaue Planung verzichtet werden.
Das hat noch den weiteren Vorteil, dass Mitarbeiter:innen weniger Arbeit mit Aufwandsabschätzungen haben und sich später kein Frust einstellt, wenn man feststellt, dass das Budget zu klein oder zu groß geplant war.
3.Nur relevante Kostenarten betrachten
Der Großteil der Kosten in einem Unternehmen lässt sich auf einige wenige Kostenarten verteilen. Bei der Budgetplanung konzentriert man sich nur auf diese: Je weniger Kostenarten, desto weniger komplex ist der Planungsprozess. Anstelle, dass man zu viele Kostenarten mit nur geringfügigen Kostenpunkten in der Planung hat, kann man sich mit Pauschalen behelfen.
4.Mehrmals im Jahr budgetieren
Anstatt man einmal im Jahr sehr viel Zeit in die Budgetierung steckt, plant man beim Better Budgeting mehrmals im Jahr, jedoch unter weniger Zeitaufwand. Indem man die Komplexität reduziert, benötigen die Revision und Anpassung auch weniger Zeit. Damit vermeidet man auch, dass gegen Ende des Jahres noch Geld durch unnötige Anschaffungen verbraucht wird, nur weil noch etwas an Budget vorhanden ist.
Das Better Budgeting schlägt deshalb vor, dass man zu Anfang eines Quartals eine Feinplanung vornimmt und für die folgenden Quartale eine Grobplanung. Zu Beginn des nächsten Quartals wird für dieses eine Feinplanung durchgeführt und für die weiteren Quartale eine grobe Planung. Man plant also rollierend quartalsweise.
Better Budgeting vs. Beyond Budgeting
Das Better Budgeting liefert lediglich einige Methoden wie der klassische Budgetierungsprozess vereinfacht und etwas dynamischer gestaltet werden kann. Das Beyond Budgeting geht weit darüber hinaus. Es setzt nicht beim Budgetierungsprozess an, sondern am Managementprozess des Unternehmens.
Das bedeutet, dass beim Beyond Budgeting zum Teil gravierende Änderungen in der Unternehmens- und Managementkultur implementiert werden müssen, damit es funktioniert.
Das Beyond Budgeting stellt die Dezentralisierung von Entscheidungen in den Vordergrund. Einzelne Unternehmenseinheiten managen sich selbst und führen eine eigenständige Budgetplanung durch, die sich am Markt und den Kund:innen orientiert. Beim Beyond Budgeting werden starre Budgets komplett abgeschafft. Die Planung erfolgt ebenfalls wie beim Better Budgeting rollierend und ist hochdynamisch.
Vorteile & Nachteile des Better Budgeting
Größter Vorteil des Better Budgeting ist, dass es einfache Methoden liefert, wie der Budgetierungsprozess in einem Unternehmen optimiert werden kann, ohne dass dazu Eingriffe in den Führungsprozess notwendig sind. Das bedeutet, dass Better Budgeting unkompliziert im Unternehmen eingeführt werden kann, indem einfach die Prozessschritte verschlankt oder angepasst werden.
Befürworter von noch weitergehenden Konzepten wie dem Beyond Budgeting sehen darin jedoch den größten Nachteil: Better Budgeting ist nicht dazu geeignet, einen schiefen Budgetierungsprozess gerade zu ziehen. Es eignet sich nur für Prozesse, die schon rund laufen und im Unternehmen keine Probleme verursachen.
Zur Behebung von großen Ineffizienzen im Budgetierungsprozess ist das Better Budgeting deshalb nicht geeignet. In solchen Fällen muss tiefer angesetzt und die Managementprozesse hinterfragt und neu gedacht werden. Ob sich Better Budgeting für ein Unternehmen eignet, lässt sich deshalb nicht pauschal beantworten. Es kommt auf die bereits bestehenden Prozesse und deren Effizienz an.
